Running a business is not an easy game, especially if you’re a newcomer. There are multiple tasks that you have to handle, including accounting duties. Catering for all might be overwhelming, right? Here comes Quickbooks to rescue with financial management!
Mục lục
- What is Quickbooks?
- Benefits of Shopify QuickBooks Integration
- How to integrate Shopify with Quickbooks
- 3 Best Apps to Integrate Shopify with Quickbooks
- Tips for Effective Shopify QuickBooks Integration
- Wrap-up
What is Quickbooks?
Quickbooks là một chương trình kế toán do Intuit phát triển dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. QuickBooks bao gồm mọi thứ bạn cần, từ quản lý thuế, tạo báo cáo tài chính đến theo dõi thu nhập và chi tiêu. Quickbooks Online là phiên bản phổ biến nhất.
Một số tính năng chính của Quickbooks:
- Invoicing: Tạo hóa đơn tùy chỉnh với logo và thiết kế thương hiệu, gửi trực tiếp cho khách hàng, theo dõi trạng thái thanh toán.
- Expense tracking: Kết nối tài khoản ngân hàng/thẻ tín dụng để theo dõi chi tiêu.
- Financial Reporting: Tạo báo cáo tổng hợp về thu nhập, lợi nhuận, chi phí.
- Tax Management: Tự động tính toán thuế và tạo báo cáo liên quan đến khai thuế.
Benefits of Shopify QuickBooks Integration
Việc tích hợp Quickbooks với Shopify mang lại 4 lợi ích lớn:
Time efficiency
Tích hợp giúp tự động hóa quá trình nhập liệu, đối soát dữ liệu giữa hai hệ thống, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.
Cost saving
Quản lý dòng tiền tốt hơn, giảm sai sót kế toán, tránh các khoản phạt do báo cáo sai, tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Enhanced inventory management
Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, biết sản phẩm nào bán chạy, quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
Up-to-date financial data
Dữ liệu tài chính luôn chính xác, cập nhật, giúp bạn ra quyết định nhanh chóng.
Security and data protection
Quickbooks sử dụng hệ thống backup và trung tâm dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
How to integrate Shopify with Quickbooks
Bước 1: Truy cập Shopify App Store và đăng nhập tài khoản Shopify.
Bước 2: Tìm kiếm “QuickBooks Online”. Nên chọn QuickBooks Online Global.
Bước 3: Nhấn Install để cài đặt app Quickbooks.
Bước 4: Đồng ý điều khoản và nhấn Install tiếp.
Bước 5: Ủy quyền tích hợp, đăng nhập tài khoản QuickBooks, chọn Connect to QuickBooks.
Bước 6: Hoàn tất tích hợp. Vào Shopify admin > Settings > Apps and sales channels để kiểm tra app QuickBooks.
3 Best Apps to Integrate Shopify with Quickbooks
#1 OneSaas by Quickbooks
OneSaas by Quickbooks là nền tảng tích hợp dữ liệu giữa Shopify và QuickBooks.
Tính năng:
- Data syncing: Tự động đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng, tồn kho, khách hàng giữa hai hệ thống.
- Multi-channel Support: Kết nối nhiều kênh bán hàng với QuickBooks.
- Tax Compliance: Tự động tính thuế, phù hợp với người bán quốc tế.
Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa quy trình.
- Giảm lỗi: Đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.
- Đáng tin cậy: Được Intuit mua lại.
Hạn chế:
- Ít tích hợp bên thứ ba.
- Hỗ trợ khách hàng hạn chế.
- Giá cao: $69/tháng (Growth), $149/tháng (Scaling).
#2 Synder
Synder là công cụ tích hợp dữ liệu cho thương mại điện tử.
Tính năng:
- Data visualization: Có dashboard, báo cáo trực quan.
- Data transformation: Lọc, enrich, làm sạch dữ liệu.
- Multi-platform support: Hỗ trợ Shopify, Amazon, eBay, BigCommerce…
Lợi ích:
- Hỗ trợ khách hàng tốt: Email, phone, live chat, forum.
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện.
- Giải pháp toàn diện: Nhiều tính năng nâng cao.
Hạn chế:
- Vấn đề bảo mật: Dữ liệu lưu trên server bên thứ ba.
- Bản free hạn chế: Nên mua bản trả phí.
- Tính năng quản lý tài chính chưa mạnh bằng đối thủ.
#3 Zapier
Zapier là công cụ tự động hóa workflow, kết nối Shopify, Quickbooks và nhiều ứng dụng khác.
Tính năng:
- Multiple integrations: Kết nối nhiều nền tảng (BigCommerce, WooCommerce, Etsy…)
- Automated workflow: Thiết lập workflow không cần code.
- Customized workflows: Tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu.
Lợi ích:
- Tăng tốc luồng dữ liệu: Không cần nhập tay.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Hỗ trợ chăm sóc khách hàng sau bán.
- Có sẵn template: Dễ dàng xây dựng workflow.
Hạn chế:
- Bản trả phí đắt: Từ $19.99/tháng, bản free giới hạn 100 task/tháng.
- Độ phức tạp cao: Cần thời gian làm quen.
Tips for Effective Shopify QuickBooks Integration
Tip #1 Define your goals
Xác định rõ mục tiêu khi tích hợp: bạn cần gì, mong đợi gì, ưu nhược điểm của giải pháp này.
Tip #2 Choose the right integration method
Cân nhắc ngân sách, nhu cầu, bảo mật, đọc review trước khi chọn app tích hợp.
Tip #3 Set up automated rules
Thiết lập rule tự động để giảm lỗi, đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật, kiểm tra lại sau khi thiết lập.
Tip #4 Monitor data accuracy
Theo dõi độ chính xác dữ liệu, đối soát thường xuyên, cài đặt cảnh báo khi có sai lệch.
Tip #5 Use reporting tools
Tận dụng các công cụ báo cáo như Shopify Analytics, Quickbooks Online Reports, Google Data Studio để tối ưu hóa giá trị tích hợp.
Wrap-up
Chúng ta đã tìm hiểu về tính năng, lợi ích của QuickBooks, cách tích hợp vào Shopify và các app hỗ trợ tốt nhất. QuickBooks là công cụ mạnh để tối ưu dữ liệu tài chính và vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, hãy cân nhắc kỹ ưu nhược điểm trước khi cài đặt. Chúc bạn thành công!
